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Projekt: Konzipierung eines Anforderungskataloges für ein Dokumenten-Management-System bei einem global aufgestellten Konzern


Kurzbeschreibung:

Beginn:
01.11.2004
Ende:
30.03.2005
Problemstellung:
Die Verwaltung von Dokumenten zeigt sich für Unternehmen als eine zentrale Aufgabenstellung, nicht nur vor dem Hintergrund gesetzlicher Vorgaben. Als betriebliche Wissensressource nehmen Dokumente einen hohen Stellenwert ein.  Immer größere Informationsmengen müssen angesichts eines starken Konkurrenzkampfes bewältigt werden, um zeitnah fundierte Entscheidungen zu fällen und vorhandenes Know-how zu nutzen.  In Unternehmen liegen ca. 50% der Informationen unstrukturiert vor; ca. 20% sind weder ausgewertet noch interpretiert.  Als größte Herausforderungen der nächsten Jahre betrachtet eine Anwenderstudie der Lünendonk GmbH (in Zusammenarbeit mit der TechConsult GmbH) das Datenwachstum, die Datensicherheit sowie die Geschäftsprozessoptimierung bzw. das  -management. Das Datenwachstum für das Jahr 2005 wird wesentlich durch E-Mail (38%), Office-Dokumente (28%) und Data Warehouse-Anwendungen (28%) getrieben werden.  Vor diesem Hintergrund steigt der Verwaltungsbedarf an Dokumenten.

Weltweit, so schätzt das Analystenhaus Hewson Group, hat der Markt für elektronische Speicherung von Dokumenten im Jahr 2004 ein Volumen von 1,3 Mrd. US-Dollar erreicht.  Eine Studie von IDC prognostiziert bis zum Jahr 2009 ein durchschnittliches Umsatzwachstum von 19,7% bei Dokumenten-Management- und Image Outsourcing-Lösungen.
 
In Deutschland bescheinigt das eBusiness-Investitionsbarometer 2004/2005 dem Dokumenten- und Workflow-Management in Unternehmensbereichen bis zum Jahr 2006 eine zunehmende Bedeutung (66% steigend, 33% gleich bleibend, 1% abnehmend). Gemessen am Status der Umsetzung (20% realisiert, 48% teilweise realisiert, 21% in Planung, 11% bisher nicht geplant) besteht ein Investitionsbedarf.  Zu einem ähnlichen Resultat kommt eine Marktuntersuchung des VOI e.V.  Regionalgruppe Süd. Der Er-gebnisbericht besagt, dass 72% der befragten Unternehmen noch kein Dokumenten-Management-System (DMS) einsetzen. Die Anwender von DMS bewegen sich innerhalb einer Größenordnung von 18%, während 10% DMS-ähnliche Systeme zum Dokumenten-Management nutzen.  Zur letztgenannten Gruppe gehört der in diesem Projekt betrachtete global aufgestellte Konzern. Die in diesem Unternehmen bisher eingesetzten Applikationen decken noch nicht die gewünschte gemeinsame Verwaltung von Dokumenten ab. Für die Zukunft ist der Erwerb und Einsatz einer DMS-Lösung für eine effizientere Bearbeitung von Informationen geplant.

Ziel:
Das Projekt hat zum Ziel, einen fundierten, struturierten, nachvollziehbaren und systematischen Anforderungskatalog für ein Dokumenten-Management-System bei dem betrachteten global aufgestellten Konzern zu konzipieren.
Ablaufplan:
Die Vorgehensweise orientiert sich an dem fachlichen Basiskonzept nach Kargl. Es wird durch eine fachliche, technische und organisatorische Basislösung beschrieben.

Ablauf:
  • Situationsanalyse
  • Überlegungen zur Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes
  • Fachliche Basislösung
  • Technische Basislösung
  • Organisatorische Basislösung
  • Rechtliche Aspekte

Leiter:

Professur für BWL und Wirtschaftsinformatik
(BWL IX)

Prof. Dr. Axel C. Schwickert

Tel.: (06 41) 99 - 22 611

Fax: (06 41) 99 - 22 619

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